Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung
des ÖVFJ – Österreichischer Verband Freier Journalisten
(Stand: 17. Oktober 2026)

1. Einleitung und Verantwortlicher

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Verband und unserer Website. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns, den ÖVFJ – Österreichischer Verband Freier Journalisten (im Folgenden „ÖVFJ“ oder „wir“), höchste Priorität. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre Daten im Rahmen unseres Onlineangebots (insbesondere auf WordPress-Basis) verarbeiten.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
ÖVFJ – Österreichischer Verband Freier Journalisten

Freelance Journalists Association
International House,
776-778 Barking Road,
BARKING, London E13 9PJ
United Kingdom

help [ät] presseausweis-beantragen.at

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihnen unsere Leistungen anbieten zu können, unseren Verband zu organisieren, unsere Website zu optimieren und rechtliche Pflichten zu erfüllen. Dabei halten wir uns an die jeweils geltenden Datenschutzgesetze und an die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3. Erhobene Daten und Zwecke der Verarbeitung

3.1 Besuch unserer Website

Server-Logfiles: Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen erfasst (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite). Diese Daten werden erhoben, um die Sicherheit der Website (bspw. Angriffsabwehr) zu gewährleisten und aus technischen Gründen (Bereitstellung der Inhalte).
Cookies: Wir verwenden Cookies, um Ihnen bestimmte Funktionen bereitstellen zu können und die Nutzung unserer Website zu analysieren. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Details zu den verwendeten Cookies entnehmen Sie bitte unserem Cookie-Banner oder den Cookie-Einstellungen.

3.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anliegen) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

3.3 Mitglieder- und Bestellabwicklung

WordPress & WooCommerce: Unsere Website basiert auf WordPress. Für den Verkauf bestimmter Produkte (z. B. Presseausweise) verwenden wir das Shop-Plugin WooCommerce. Hierbei erfassen wir Daten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, ggf. Zahlungsdaten und bestellte Artikel. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung und -abwicklung.
Bezahlung: Für die Zahlungsabwicklung stehen folgende Dienste zur Verfügung:
- PayPal: Wir leiten Sie bei der Kaufabwicklung an PayPal weiter. Dabei werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Rechnungsbetrag, Angaben zum Käufer) an PayPal übermittelt.
- WooPayments: Als weiteres Zahlungsmittel verwenden wir WooPayments. Auch hier werden die erforderlichen Daten zur Zahlungsabwicklung erfasst und an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt.
PDF Invoices & Packing Slips: Für die Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen setzen wir das Plugin „PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce“ ein. Zur Erzeugung von Rechnungen und Versandunterlagen werden die Bestelldaten (Name, Anschrift, bestellte Artikel) verarbeitet.

3.4 Analyse- und Marketingtools

Site Kit by Google: Wir nutzen das WordPress-Plugin „Site Kit by Google“, um Dienste wie Google Analytics einzubinden. Dies ermöglicht uns, das Nutzerverhalten zu verstehen und unsere Website zu optimieren. Abhängig von den Einstellungen können folgende Daten an Google übermittelt werden: IP-Adresse, Nutzungsdauer, besuchte Unterseiten u. Ä. Google agiert dabei als eigenständiger Verantwortlicher.
Rank Math SEO: Das Plugin unterstützt uns bei der Suchmaschinenoptimierung. Es sammelt keine eigenständigen personenbezogenen Daten, sondern verarbeitet allenfalls Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, in aggregierter Form zur Verbesserung der Website-Struktur.

3.5 Sicherheit

Wordfence Security: Zur Abwehr von Hackerangriffen, Malware und sonstigen Bedrohungen verwenden wir das Plugin Wordfence. Dabei werden unter anderem IP-Adressen und Auffälligkeiten im Datenverkehr erfasst, um Sicherheitsrisiken zu erkennen und abzuwehren.

3.6 Weiteres

NitroPack: Dieses Plugin optimiert die Geschwindigkeit unserer Website und kann vorübergehend Daten (z. B. Caching-Informationen) speichern, um die Ladezeiten zu verbessern.

3.7 Digitaler Presseausweis und Echtheitsprüfung

Jeder Presseausweis trägt einen individuellen QR-Code. Wer ihn scannt, gelangt zur Prüfseite dieses Ausweises auf unserer Website presseausweis-beantragen.at. Diese Seite ist zugleich Ihr digitaler Presseausweis. Sie zeigt den Aussteller, Ihren Namen, Ihr Passfoto, die Ausweisnummer, den Gültigkeitszeitraum und den aktuellen Status (gültig, gesperrt oder abgelaufen). Außerdem ist dort die Vorderseite Ihres Ausweises abgebildet, auf der auch Geburtsdatum und Nationalität stehen; Ihre Unterschrift erscheint auf der Prüfseite nicht.

Die Prüfseite wird mit Eingang Ihrer Zahlung freigeschaltet und ist für jede Person abrufbar, die den QR-Code scannt oder die Adresse kennt. Die Adresse enthält einen zufällig erzeugten Schlüssel, der sich nicht erraten lässt; die Seite wird nicht in Suchmaschinen aufgenommen. Den Link und eine PDF-Datei mit Vorder- und Rückseite (einschließlich Ihrer Unterschrift) senden wir Ihnen per E-Mail; der Download-Link der PDF-Datei ist 30 Tage gültig. Wird Ihre Bestellung storniert, erstattet oder zurückgebucht, sperren wir die Prüfseite.

Bei der Bestellung bestätigen Sie, dass Sie journalistisch tätig sind. Diese Bestätigung speichern wir mit Datum und Uhrzeit zu Ihrer Bestellung, damit wir sie bei Rückfragen nachweisen können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an diesem Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sechs Monate nach Ablauf der Gültigkeit löschen wir Name, Nationalität, Passfoto, das Bild der Prüfseite und die PDF-Datei; Ausweisnummer und Status bewahren wir weiter auf. Für die Echtheitsprüfung übermitteln wir keine Daten an Dritte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn die überprüfbare Echtheit und der digitale Ausweis sind Teil der vereinbarten Leistung.

Zum Schutz vor massenhaften Abrufen verarbeiten wir die IP-Adresse der abrufenden Person für höchstens 60 Sekunden in gehashter Form. Außerdem protokollieren wir Abrufe der Prüfseite, Downloads der PDF-Datei und Besuche Ihres Kundenbereichs mit dem Zeitpunkt und einem gekürzten, gehashten Wert der IP-Adresse; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Das Protokoll dient dem Nachweis, dass wir die vereinbarte Leistung erbracht haben, etwa gegenüber einem Zahlungsdienstleister bei einer Zahlungsreklamation, und wird nach 24 Monaten gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und am Nachweis der erbrachten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ausweise, die vor dem 7. Oktober 2026 ausgestellt wurden, führen weiterhin zur Prüfseite unseres früheren Verifikationspartners ScanToVerify Inc., Level 12, Tower Bank Building, 50th Street, Marbella, Panama-Stadt, Panama (scantoverify.org). Dort sind der Aussteller, Ihr Name mit Passfoto, das Ausstellungsdatum und der Gültigkeitsstatus zu sehen. So können Behörden, Veranstalter und andere Stellen die Echtheit Ihres Ausweises prüfen.

Für diese Ausweise haben wir bei Abschluss der Bestellung folgende Daten an ScanToVerify übermittelt:

Kennung des Ausstellers (ÖVFJ)
Karten-ID (aus Bestell- und Positionsnummer gebildet)
Vorname und Nachname
Geburtsdatum
Nationalität
Link zu Ihrem Passfoto, über den ScanToVerify das Foto abruft
Gültigkeit (Datum) und Ablaufzeitpunkt des Ausweises
Unterschrift (Ihr eingegebener Name)
Ausweisnummer (ID-Nummer)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn die überprüfbare Echtheit ist Teil der vereinbarten Leistung. Panama ist ein Drittland, für das kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Dadurch kann das Datenschutzniveau geringer sein als in der EU, und Ihre Rechte lassen sich dort möglicherweise schwerer durchsetzen. Die Übermittlung erfolgte, weil sie zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich war (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Prüfseite ist für jede Person abrufbar, die den QR-Code scannt. Für neue Ausweise übermitteln wir keine Daten mehr an ScanToVerify.

3.8 Kundenbereich „Mein Presseausweis“

Mit Ihrer Bestellung erhalten Sie Zugang zu Ihrem Kundenbereich. Haben Sie ohne Kundenkonto bestellt, legen wir dafür bei der Bezahlung ein Kundenkonto mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Sie melden sich ohne Passwort an: Auf Anforderung senden wir Ihnen einen Anmeldelink per E-Mail, der 15 Minuten gültig und nur einmal verwendbar ist; danach bleiben Sie bis zu 14 Tage angemeldet. Im Kundenbereich sehen Sie Ihre Ausweise und Bestellungen und können Angaben, Foto und Versandadresse ändern, einen Verlust melden sowie einen Ersatz- oder Folgeausweis bestellen. Ausweise aus früheren Bestellungen haben wir mit den Angaben aus der jeweiligen Bestellung (Name, Ausweisnummer, Gültigkeit) in den Kundenbereich übernommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Übernahme früherer Ausweise unser berechtigtes Interesse, Ihnen alle Ausweise an einem Ort anzuzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können die Löschung Ihres Kundenkontos jederzeit per E-Mail an help@presseausweis-beantragen.at verlangen.

Zustimmung beim Bestellen: Zu jeder Bestellung speichern wir den Zeitpunkt, zu dem Sie die AGB akzeptiert und die Widerrufsbelehrung und Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben, sowie die damals gültige Fassung dieser Texte. Das dient dem Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Zahlungsreklamationen: Fechten Sie eine Zahlung bei Ihrem Zahlungsdienstleister an (Rückbuchung), übermitteln wir diesem zur Klärung die Angaben zu Ihrer Bestellung: Bestelldaten, Zeitpunkt der Bestellung und Zustimmung, die bei der Bestellung erfasste IP-Adresse und Browserkennung, den Verlauf der Bestellung, die versandten E-Mails sowie die Abrufe des digitalen Ausweises. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Forderung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.9 E-Mails zu Bestellung und Ausweis

Über den Verlauf Ihrer Bestellung informieren wir Sie per E-Mail, zum Beispiel über den Eingang Ihrer Bestellung, den Abschluss der Prüfung, die Produktion, den Versand oder eine Verzögerung. Diese E-Mails versenden wir mit unserem eigenen Ausweis-Plugin und, während einer Übergangszeit, mit dem WooCommerce-Plugin AutomateWoo direkt von unserem Server über STRATO. Dafür verwenden wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Angaben zu Ihrer Bestellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir messen nicht, ob Sie unsere E-Mails öffnen oder Links darin anklicken.

Erinnerung vor Ablauf Ihres Ausweises: Weil ein Presseausweis nicht verlängert werden kann, erinnern wir Sie per E-Mail an den Ablauf Ihres Ausweises (in der Regel 60 Tage, 14 Tage und 1 Tag vorher sowie 7 Tage danach) und weisen Sie dabei auf einen Folgeausweis und gegebenenfalls auf einen Treuevorteil hin. Läuft Ihr Ausweis ab, können wir Ihnen einmalig ein befristetes Angebot für einen neuen Ausweis senden. Dabei handelt es sich um Werbung für eine ähnliche eigene Leistung; wir nutzen dafür Ihre E-Mail-Adresse aus der Bestellung (§ 174 Abs. 4 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Nutzung jederzeit kostenfrei widersprechen: über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails oder per E-Mail an help@presseausweis-beantragen.at.

Informationen zu neuen Funktionen: Über wesentliche Neuerungen unserer Leistung, etwa den Start des Kundenbereichs, informieren wir Inhaber eines gültigen Ausweises einmalig per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sperrliste: Adressen, die sich abgemeldet haben oder nicht zustellbar sind, führen wir auf einer Sperrliste, damit sie keine solchen E-Mails mehr erhalten. E-Mails zu Ihren Bestellungen und Ausweisen erhalten Sie weiterhin.

Newsletter versenden wir nur, wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3.10 KI-Support-Chat

Auf unserer Website können Sie über die Schaltfläche „Support“ einen Chat öffnen. Dieser Chat ist ein KI-Assistent und kein Mensch. Die Antworten werden automatisiert von einem Sprachmodell erzeugt. Darauf weisen wir Sie auch im Chat selbst hin.

Welche Daten verarbeitet werden: Bei allgemeinen Fragen verarbeiten wir Ihren angegebenen Namen und Ihre Nachrichten. Bei Fragen zu einer laufenden Bestellung geben Sie Ihre Bestellnummer und E-Mail-Adresse ein. Nach der Prüfung erhält der Assistent Angaben zu dieser Bestellung, um Ihnen zu antworten: Bestellnummer, Datum, Zahlungsart, Betrag, Name, Lieferanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Hinzu kommen die Ausweisdaten zu dieser Bestellung: Name, Geburtsdatum, Nationalität, Gültigkeit, Unterschrift, Ausweisnummer sowie der Dateiname Ihres Passfotos als Link. Über den Chat können Sie auch Ihre Lieferanschrift, Ihre Ausweisdaten oder Ihr Passfoto aktualisieren. Diese Änderungen speichern wir auf unserem Server bei Ihrer Bestellung.

Übermittlung an OpenAI: Um Antworten zu erzeugen, übermitteln wir Ihre Chatnachrichten, den bisherigen Gesprächsverlauf und die genannten Bestellangaben an OpenAI. Unser Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd, Dublin, Irland. Die Anfragen laufen über die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI. Dabei können Daten auch an OpenAI, L.L.C. in den USA übermittelt werden. Grundlage dafür sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit OpenAI sind. Nach Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet und höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung gespeichert. Das Passfoto selbst wird nicht an OpenAI übermittelt. Bitte geben Sie im Chat keine Daten ein, die für Ihre Anfrage nicht erforderlich sind.

Cookie: Erst wenn Sie den Chat öffnen, setzen wir das Sitzungs-Cookie kisa_conv und speichern eine zufällige Gesprächskennung im Session Storage Ihres Browsers. Beides dient dazu, Ihre Nachrichten dem richtigen Gespräch zuzuordnen, und wird beim Schließen des Browsers gelöscht (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).

Protokolle und Speicherdauer: Jedes Gespräch speichern wir als Protokoll in unserem WordPress-System. Das Protokoll enthält den Gesprächsverlauf, Datum, Dauer, Art der Anfrage, Name, E-Mail-Adresse, Bestellnummer sowie Ihre Rückmeldung, ob Ihr Anliegen gelöst wurde. So können wir Anliegen nachverfolgen und die Qualität des Supports prüfen. Die Protokolle löschen wir nach 90 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage eine Bestellung betrifft, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen Beantwortung von Supportanfragen. Die Nutzung des Chats ist freiwillig. Sie können uns stattdessen auch per E-Mail an help@presseausweis-beantragen.at erreichen.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung): Bei Bestellungen, Anfragen und Mitgliedsanträgen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Für Sicherheitsmaßnahmen (Wordfence), statistische Auswertungen (ggf. Google Analytics via Site Kit) sowie Verbesserung unseres Angebots.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Ggf. bei Cookie-Einwilligungen und/oder wenn Sie einer bestimmten Analyse zugestimmt haben.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Zur Erfüllung steuerlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen).

5. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragsabwicklung (z. B. Versanddienstleister, Zahlungsabwicklung) oder zur Verfolgung legitimer Interessen (z. B. IT-Dienstleister, Hoster) erforderlich ist.
Eine Darüberhinausgehende Weitergabe (z. B. zu Marketingzwecken) erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, bzw. solange es gesetzliche Aufbewahrungsfristen (etwa nach dem UGB oder der BAO in Österreich) vorsehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. SSL-Verschlüsselung, Zugriffsbegrenzung, Firewalls), um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Datenübertragung im Internet trotz aller Vorkehrungen Sicherheitslücken aufweisen kann.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können verlangen, dass Ihre Daten gelöscht werden, sofern keine Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen, wenn diese auf Grundlage unseres berechtigten Interesses erfolgt.
Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, können Sie sich an uns wenden (Kontaktdaten siehe oben).

9. Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde

Sollten Sie der Auffassung sein, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen, haben Sie das Recht, bei der Österreichischen Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: [email protected]
Website: https://www.dsb.gv.at/

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder an aktualisierte Dienste/Plugins anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf unserer Website.

Bei Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich jederzeit an uns wenden:
ÖVFJ – Österreichischer Verband Freier Journalisten